Fiche B

Qu’est-ce-que j’archive ?

Pour rappel, les courriels sont considérés comme des archives publiques, et les courriels engageants* doivent être gardés minimum 5 ans. Ainsi, ils sont soumis à une certaine réglementation.

Vous pouvez entreprendre un tri parmi les courriels reçus. Si certains doivent être conservés, vous pouvez en revanche supprimer les courriels institutionnels d’information issus des listes de diffusion. Si nécessaire, vous retrouverez les archives de ces listes sur votre ENT.

Pour toutes questions sur le sujet, contactez par courriel le service des archives.

* Les courriels engageants sont des courriels contenant des informations qui, par exemple, actent des décisions. Ce sont des courriels qui ne sont pas envoyés par liste de diffusion, mais individuels aux personnels concernés.

Voici quelques recommandations données par les archives départementales :

La boîte de messagerie de chaque agent doit être structurée et organisée avec des dossiers et sous-dossiers. Ainsi, chaque agent peut conserver les courriels engageants, à valeur probante, reçus ou envoyés, dans des dossiers dédiés par projet. Chaque agent est responsable de sa messagerie. Cette organisation par dossiers est nécessaire pour, à terme, collecter les courriels d’un agent. La collecte est préconisée soit au départ à la retraite de l’agent, soit lors d’un changement de poste.
Les courriels informels** peuvent être éliminés directement par les agents sans visa des archives départementales. D’autre part, il est recommandé aux agents de créer un dossier clairement identifié « personnel » si ceux-ci utilisent leur messagerie dans un cadre privé.

** Les mails informels sont des courriels qui ne contiennent pas d’information cruciale. Par exemple, un courriel de réponse « Merci. » peut être supprimé.